A megfelelő és jó kapcsolat nagyon fontos egy cég és az ügyfelek között. A CRM rendszer olyan ügyfélkapcsolat kezelő szoftver, aminek célja, hogy biztosítsa a kommunikációt a cég és az ügyfelek, a vásárlók, beszállítók között. Egy olyan adatbázisról van szó, amiben az ügyfelek adatai, a velük kapcsolatos anyagok és megrendelések összesülnek egy helyen. Illetve egyes adatokra vonatkozóan, némely tevékenységeket is nyomon követ a rendszer.
Ezeket az eltárolt adatokat a CRM rendszerből bármikor előhívhatóak és felhasználhatóak marketingcélokra. A CRM rendszer használata elengedhetetlen minden vállalat életében, ha megfelelő kommunikációs kapcsolatot szeretne fenntartani az ügyfeleivel. Természetesen azt is érdemes tudni, hogy a különböző típusú cégekhez különböző rendszert kell kapcsolni. Egy nem megfelelően kiválasztott rendszer, olykor több kárt eredményez, mint hasznot. A kialakuló problémák elkerülésének érdekében, érdemes több szempontot is figyelembe venni, ugyanis ezek mutatják, jelzik előre, hogy milyen CRM rendszerre van szükség.